การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

ปัจจัยที่สำคัญประการหนึ่งในการวิเคราะห์ระบบก็คือ การทำความเข้าใจกับระบบและปัญหาของระบบให้ถูกต้องและชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้นักวิเคราะห์ระบบทำการออกแบบระบบได้ถูกต้องและตรงตามความต้องการของผู้ใช้ กระบวนการวิเคราะห์ระบบ คือ การทำความเข้าใจในกระบวนการทางธุรกิจ (Business Function) และการกำหนดความต้องการของระบบ (System Requirement) โดยทำการรวบรวมข้อมูลในระบบงานเดิม ซึ่งทำให้รู้ถึงขั้นตอนการทำงานและปัญหาของระบบที่เกิดขึ้นอย่างละเอียด การเก็บรวบรวมข้อมูล ข้อเท็จจริง และสารสนเทศ สามารถกระทำได้ด้วยเทคนิคต่าง ๆ เช่น การสัมภาษณ์ การออกแบบสอบถาม การสังเกตการณ์ หรือโดยการตรวจสอบรายละเอียดจากเอกสารต่าง ๆ ที่มีอยู่ในระบบ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นจริงและถูกต้องมากที่สุด โดยการวิเคราะห์ระบบประกอบด้วยขั้นตอนหลัก 2 ขั้นตอน ดังนี้
1. การกำหนดความต้องการของระบบ (System Requirement Determination) คือการรวบรวมข้อมูล รวมถึงข้อเท็จจริงของระบบโดยใช้วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูล (Information Gathering Method) เพื่อนำข้อมูลมาทำการวิเคราะห์ร่วมกับปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อนำไปสู่การกำหนดแนวทางในการแก้ปัญหา
2. การวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ (Requirement Structuring) คือขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่จากปัญหาที่พบในการทำงานของระบบเดิม โดยใช้แผนภาพเพื่อการจำลองขั้นตอนการทำงาน และจำลองข้อมูลของระบบใหม่
นักวิเคราะห์ระบบต้องค้นหาความต้องการของผู้ใช้ระบบออกมาให้ได้ และใช้ความต้องการเหล่านี้เป็นปัจจัยในการกาหนดเป้าหมายสำหรับระบบใหม่